Die DS-GVO bildet die gesetzliche Grundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Diese stärkt die Rechte der betroffenen Bürgerinnen und Bürger. Die Wahrung der Transparenz bei der Datenverarbeitung ist für die Stadt Verl von besonderer Bedeutung. Hiermit kommen wir Ihrem Informationsanspruch nach und teilen Ihnen folgendes mit:
Verantwortliche/r:
Stadt Verl
Der Bürgermeister
Paderborner Straße 5
33415 Verl
Telefon: +49-5246-9610
Telefax: +49-5246-961250
E-Mail: E-Mail senden
Fachbereich Zentrale Dienste
Datenschutzbeauftragte/r:
Stadt Verl
Datenschutzbeauftragter
-persönlich-
Paderborner Straße 5
33415 Verl
Telefon: +49-5261-252271
E-Mail: E-Mail senden
Zweck und Notwendigkeit:
Die Stadt Verl verarbeitet personenbezogene Daten zum Zwecke der papierlosen Gremienarbeit, dem Zugang zum Ratsinformationssystem sowie der Auszahlung von Sitzungsgeldern. Eine postalische Erreichbarkeit sowie die Hinterlegung einer E-Mail-Adresse sind für eine Gremienmitarbeit erforderlich. Zudem verarbeitet die Stadt Verl im Rahmen der Veröffentlichungspflicht aus dem Korruptionsbekämpfungsgesetz personenbezogene Daten. Das Korruptionsbekämpfungsgesetz sieht für Ratsmitglieder und sachkundige Bürger*innen verschiedene Anzeige-, Beratungs- sowie Auskunfts- und Veröffentlichungspflichten vor. Weitere personenbezogene Daten zu den persönlichen und wirtschaftlichen Verhältnissen werden aufgrund von § 43 Abs. 3 GO NRW ohne anschließende Veröffentlichung zu internen Zwecken verarbeitet. Darüber hinaus möchte die Stadt Verl zum Zweck der bürgerfreundlichen und bürgernahen Kommunikation zwischen Bürgerinnen und Bürgern und Ratsmitgliedern der Stadt Verl bei der Erfüllung ihrer Aufgaben personenbezogene Daten der Ratsmitglieder in den Informationssystemen SD.NET (Intranet), iRIM (Internet für den Bürger) und iRICH (Internet für den Mandatsträger mit Zugangskennung) veröffentlichen. Geben Mandatsträger ihr Einverständnis (für einzelne Daten), dass ihre Daten im Bürger- und Ratsinformationssystem veröffentlicht werden, sind diese für alle Bürgerinnen und Bürger über die Website sichtbar. Eine Weiterverwendung durch Dritte kann daher nicht ausgeschlossen werden. Mit der Veröffentlichung der Daten soll den Bürgerinnen und Bürgern die Möglichkeit gegeben werden, sich über die Ratsmitglieder sowie die sachkundigen Bürgerinnen und Bürger zu informieren und ggf. auch mit Ihnen in Kontakt zu treten. Teilen Mandatstragende Ihre Daten mit und kreuzen an, dass diese nicht veröffentlicht werden sollen, sind Ihre Daten für einen begrenzten Teil der Verwaltung (Verwaltungsmitarbeitende, die mit dem SD.NET arbeiten) sichtbar.
Rechtsgrundlage:
Die Verarbeitung der Daten erfolgt auf Grundlage:
- Art. 6 Abs. 1 lit. e DS-GVO (Wahrnehmung einer Aufgabe)
- § 43 Abs. 3 Gemeindeordnung für das Land Nordrhein-Westfalen (GO NRW)
- § 7 Korruptionsbekämpfungsgesetz (KorruptionsbG)
- § 7, 8 Mitteilungsverordnung (MV)
- Sofern weitere Daten veröffentlicht werden sollen, als die die gesetzlich vorgeschrieben sind, erfolgt die Veröffentlichung auf Grundlage einer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO.
Empfänger/Kategorien von Empfängern:
Interne Stellen:
Innerhalb der Stadtverwaltung erhalten nur die Stellen Zugriff auf die Daten, die diese zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen (Need-to-know-Prinzip), insbesondere das Ratsbüro für die Gremienarbeit sowie der Fachbereich Finanzen für die Abrechnung und Zahlungen.
Externe Stellen:
Beauftrages Rechenzentrum zwecks Bereitstellung FormCycle (Auftragsverarbeiter)
Anbieter des Gremienmanagementsystems (Auftragsverarbeiter: Firma Sternberg) zur Datenverarbeitung für interne und externe Zwecke. Die erhobenen Daten werden zur Einsichtnahme von Bürger*innen im Ratsinformationssystem veröffentlicht, wenn dem zugestimmt wird oder es eine Verpflichtung nach dem Korruptionsbekämpfungsgesetz dazu gibt. Darüber hinaus werden die Daten zu internen Zwecken im SD:NET der Firma Sternberg hinterlegt.
Finanzsoftware (Auftragsverarbeiter: H&H pro Doppik, SFirm) zur Zahlbarmachung von Entschädigungen.
Finanzamt Nordrhein-Westfalen für die verpflichtende Meldung der Entschädigungszahlungen nach der MV.
Übermittlung an ein Drittland/internationale Organisation:
Eine Übermittlung der verarbeiteten Daten ist grundsätzlich nicht vorgesehen. Durch die Veröffentlichung im Internet sind die Daten weltweit abrufbar.
Speicherdauer bzw. -kriterien:
Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies zur Erfüllung der jeweiligen Zwecke und zur Einhaltung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist. Personenbezogene Daten der ausgeschiedenen Mitglieder nach § 43 GO NRW werden nach Ablauf der Wahlperiode gelöscht.
Gremien- und Sitzungsunterlagen werden bis zum Ende der Wahlperiode aufbewahrt und darüber hinaus, soweit gesetzliche Archivierungs- oder Aufbewahrungspflichten bestehen. Abrechnungs- und Zahlungsdaten (z. B. Sitzungsgelder, Reisekosten) werden gemäß den haushalts- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen in der Regel bis zu 10 Jahre vorgehalten.
Betroffenenrechte:
Auskunftsrecht (Art. 15)
Recht auf Berichtigung (Art. 16)
Recht auf Löschung (Art. 17)
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18)
Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20)
Widerspruchsrecht (Art. 21)
Ihr Beschwerderecht (Art. 77) können Sie unter anderem bei der/dem Landesbeauftragte/n für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen wahrnehmen.
Kontaktdaten der Aufsichtsbehörde:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen,
Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf
Hausanschrift: Kavalleriestr. 2-4, 40213 Düsseldorf
Tel.: 0211 38424-0,
Fax-Nr.: 0211 38424-999,
E-Mail: E-Mail senden
Widerruf:
Sofern über die gesetzlichen Vorgaben hinaus weitere Daten veröffentlicht werden, kann die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen werden. Die Daten dürfen ab dem Zeitpunkt nicht mehr verwendet werden. Der Widerruf muss schriftlich erfolgen, es genügt die Mitteilung per E-Mail an die E-Mail-Adresse ratsbuero@verl.de. Die Verarbeitung der Daten war bis zum Zeitpunkt des Widerrufes rechtmäßig.
Profiling/automatisierte Entscheidungsfindung:
Ein Profiling bzw. eine automatisierte Entscheidungsfindung seitens der Stadt Verl findet nicht statt. Bei einer Veröffentlichung der Daten im Internet kann ein Profiling durch Dritte (z.B. durch Suchmaschinen) nicht ausgeschlossen werden.